24.03.2023

Es ist wieder Quality Time. Willkommen zu einer neuen Episode unserer Reihe von Expertengesprächen über Qualität im weiten Feld der Sprachdienstleistung. Diesmal hat sich Eva-Maria Tillmann, Leitung Qualitätsmanagement bei oneword, mit Mareike von der Stück von Schmeling + Consultants unterhalten. Ein spannender Austausch u. a. über Konsistenz als entscheidenden Faktor für Text- und Übersetzungsqualität – und darüber, dass selbst zu denken für die Einhaltung von Normen ebenso wichtig ist wie die Inhalte der Norm an sich.

oneword ist Fullservice-Sprachdienstleister mit hauptsächlichem Fokus auf Übersetzung und Übersetzungstechnologien. Für Fragen zur Normung im Bereich Technische Dokumentation und für den Austausch von Expertise sind wir seit 2020 in Kontakt mit dem Beratungshaus Schmeling + Consultants aus Heidelberg. Das Unternehmen berät und auditiert technische Redaktionen und befähigt deren Mitarbeiter:innen, „hochwertige technische Dokumentationen effizient zu erstellen und Methoden, Verfahren und Wissen in der Organisation zu verankern“.
Mareike von der Stück ist Senior Consultant und Expert Language & Technology bei Schmeling + Consultants. Sie unterstützt Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen bei der Standardisierung und Strukturierung von Technischer Dokumentation und der Nutzung von Redaktionssystemen.

Eva-Maria Tillmann (oneword GmbH) und Mareike von der Stück (Schmeling + Consultants GmbH)

Eva-Maria Tillmann (EMT): Hallo Mareike, ich habe mich schon länger auf dieses Gespräch gefreut. Die Idee dazu kam mir, nachdem ich deinen und Herrn Schmelings spannenden Artikel zum Thema Konsistenz in der letzten Ausgabe der „technischen kommunikation“ gelesen hatte. Kannst du für unsere Leser:innen kurz zusammenfassen, worum es darin geht und warum dir das Thema so wichtig ist?

Mareike von der Stück (MvdS): Sehr gerne. Und danke, ich freue mich auch sehr. Im Beitrag geht es um den Begriff der Konsistenz, wie ihn die Norm 82079 Teil 1 als eines ihrer grundlegenden Prinzipien versteht – und wie technische Redaktionen konsistente Informationen auf der Inhalts- und auf der Darstellungsseite herstellen. Dann geht es um die Grenzen der Konsistenz und um die Frage, ob sie wirklich der wichtigste Grundsatz der Norm ist. Oder ob es vielleicht auch „Hakeleien“ mit anderen Grundsätzen gibt, so dass es Gründe geben könnte, inkonsistent zu werden.

Mir ist das Thema so wichtig, weil ich mich täglich mit Standardisierung und Optimierung beschäftige und die Konsistenz in der Darstellung und den Inhalten einen ganz wichtigen Anteil daran hat, eine Standardisierung zu erreichen. Das geht Hand in Hand: Man kann nichts standardisieren, wenn man das nicht konsistent macht.

„Man kann nichts standardisieren, wenn man das nicht konsistent macht.“

Ich finde aber auch spannend, wenn man in Kundenprojekten an Grenzfälle kommt, bei denen die Frage aufkommt: Drücken wir das Konsistenzprinzip jetzt durch oder gibt es Gründe, es anders zu machen, weil wir dann vielleicht verständlicher oder kürzer werden?

EMT: Kannst du Beispiele für sinnvolle Inkonsistenzen nennen?

MvdS: Ein gutes Beispiel sind Warnhinweise. Für viele technische Redakteur:innen ist völlig klar, wie ein Warnhinweis geregelt ist und welche Inhalte er haben muss: Nach dem SAFE-Prinzip muss man etwas über die Schwere, die Art und Quelle, die Folgen und das Entkommen, also die Maßnahmen zur Vermeidung der Gefahr sagen.
Nun sagt die Norm aber auch, dass man nur vor dem warnen muss, was für die Anwender:innen neu ist. Wenn also klar ist, dass man sich an einer heißen Herdplatte verbrennen kann, kann ich einfach auf die „heiße Herdplatte“ hinweisen. In diesem Fall bin ich aber nicht mehr konsistent, weil ich ja eigentlich „Verbrennungsgefahr! Nicht drauffassen!“ ergänzen müsste.

EMT: Das ist nachvollziehbar. Wenn die Folgen klar sind, muss man sie nicht explizit benennen. Das setzt sich fort bis hin zur Übersetzung, also ob die Übersetzer:innen auch alles korrekt verstehen können, wenn man auf Konsistenz verzichtet. Ich denke da nicht nur an die Vollständigkeit von Warnhinweisen, sondern zum Beispiel an konsistente Terminologie der Ausgangstexte.

MvdS: Ja, definitiv. Es dürfen keine Missverständnisse entstehen, die schwerwiegende Folgen haben können. Also, dass keine Synonyme verwendet werden, die eigentlich das gleiche bedeuten. Oder dass nicht wahllos mal die Langform und mal die Kurzform benutzt werden.

EMT: Übersetzungsfehler durch Inkonsistenzen im Ausgangstext sind ja solche Fälle, wo man sieht, dass etwas vereinheitlicht werden muss, nicht weil es in der Norm steht, sondern weil es sinnvoll ist und Konsequenzen hat.

MvdS: Ganz bestimmt. Konsistenz ist nicht ein Ziel, weil die Norm das sagt, sondern eine Notwendigkeit in puncto Verständlichkeit und Anwendbarkeit. Wir müssen ja immer zwei Seiten betrachten: Auf der Erstellungsseite geht es darum, ob eine Information den Personen dient, die sie herstellen, und auf der Rezeptionsseite, was die Leser:innen und Anwender:innen davon haben, die diese Information erhalten. Und Anwender:innen haben natürlich etwas von konsistenten Informationen, weil diese leichter verständlich sind.

„Konsistenz ist kein Ziel, weil die Norm das sagt, sie ist eine mehrfache Notwendigkeit.“

Denn es ist verständlicher, wenn ich die gleiche Terminologie verwende. Oder auch die gleiche Darstellung, anstatt zum Beispiel unterschiedliche Listensymbole zu haben. Ebenso, dass ich Handlungsaufforderungen und Anweisungen immer aktiv formuliere und nicht zwischendurch mal im Passiv verstecke und der- oder diejenige nicht merkt, dass er oder sie handeln muss.

Der Nutzen auf der Anwendungsseite entsteht völlig unabhängig davon, ob die Norm das vorschreibt oder nicht. Und auf der Erstellungsseite habe ich immer Effizienzgewinne, vor allem wenn ich Content Management Systeme (CMS) benutze und Textbausteine wiederverwende. Wenn ich konsistent bin, heißt das, ich habe eine Regel dafür, wie ich es mache – und wenn ich nach dieser Regel arbeite, bin ich immer schneller als wenn ich mir alles neu ausdenke.

EMT: Das ergibt Sinn! Im Übersetzungsbereich haben wir natürlich den Wunsch, dass Ausgangstexte immer schon konsistent sind. Wie können technische Redakteur:innen das in den Redaktionssystemen oder auch ohne Redaktionssysteme gewährleisten? Was machen sie, um dem gerecht zu werden, was auch die Dokunorm 82079-1 vorschreibt?

MvdS: Ein zentraler Punkt ist, sich damit zu beschäftigen, welche Regeln ich brauche, auf welcher Ebene ich sie brauche und wie detailliert sie sein müssen. Deshalb steht am Anfang immer der Redaktionsleitfaden: das eine, unter Umständen wirklich dicke Dokument, in dem alle Möglichkeiten und Unmöglichkeiten der sprachlichen Standardisierung für dieses eine Unternehmen und diese eine Redaktion ausgeschöpft und festgelegt werden. Auf konzeptioneller Seite verwenden wir dafür auch Standards, die es schon gibt. Etwa die Standardisierungsmethode Funktionsdesign oder den tekom-Leitfaden „Regelbasiertes Schreiben“. Im redaktionellen Alltag nutzen unsere Kund:innen außerdem sogenannte Authoring-Assistance-Systeme oder Sprachprüfungssysteme, die die Schreibregeln prüfen, auf die man sich vorher verständigt hat. Das ist eine gute Unterstützung für die konsistente Texterstellung.

EMT: Das alles erinnert stark an die Tools und Leitfäden, die wir in der Übersetzung nutzen.

MvdS: Die Übersetzungsthemen sind ja auch ein wichtiger Grund für die Entscheidung, Ausgangstexte zu standardisieren, um zu standardisierten Zieltexten zu kommen.
Kniffelig finde ich aber immer – und da freue ich mich auf deine Einschätzung als Expertin – die Frage, ob ein standardisierter Ausgangstext in der Quellsprache automatisch einen standardisierten Zieltext zur Folge hat. Ist dem so?

EMT: Eine Standardisierung des Ausgangstexts ist auf jeden Fall ein riesengroßer Vorteil. Allein deshalb haben wir ja DIN 8579 geschrieben, in der das Thema Konsistenz einen prominenten Anteil hat. Wir merken an den vielen Rückfragen, dem Feedback, den Korrekturen im Kundenreview, dass Übersetzer:innen Dinge falsch verstehen können, wenn der Ausgangstext nicht konsistent ist, oder falsch übersetzen, wenn etwa dasselbe Bauteil zwei unterschiedliche Benennungen hat. Solche Übersetzungsfehler und die zusätzlichen Aufwände für Nachbearbeitungen lassen sich durch einen standardisierten Ausgangstext einfach vermeiden.

Was für Redakteur:innen der Redaktionsleitfaden ist, sind für Übersetzer:innen die Stilrichtlinien, in denen je nach Sprache unterschiedliche Dinge stehen, die für Konsistenz und Standardisierung sorgen sollen. Genauso wie Terminologiedatenbanken und die Translation Memorys: die Übersetzer:innen können darin Festlegungen und alte Übersetzungen suchen, weil die Konsistenz ja nicht nur innerhalb eines Dokuments zu gewährleisten ist, sondern über mehrere Dokumente und teilweise Jahre hinweg. Nicht selten auch für unterschiedliche Abteilungen und Verwendungszwecke bei Kund:innen.

MvdS: Gibt es denn auch für Übersetzungen spezifische Anforderungen an Konsistenz und Standardisierung?

EMT: Die gibt es natürlich. Wenn die Kund:innen welche vorgeben, ohnehin. ISO 17100 verlangt beispielsweise – selbst wenn Kund:innen das nicht explizit dazusagen – die Beachtung der Übereinstimmung mit bereitgestelltem Referenzmaterial und terminologische und lexikalische Konsistenz. Das Referenzmaterial kann eine Terminologiedatenbank sein oder etwa eine Stilrichtlinie. Aber wenn es keine gibt, orientieren sich die Übersetzer:innen natürlich am Ausgangstext: Was da konsistent ist, kann auch konsistent übersetzt werden. Aber bei Inkonsistenz im Ausgangstext werden Missverständnisse wahrscheinlicher. Und dann passt das Softwarehandbuch vielleicht nicht zur Oberfläche, auf die Anwender:innen schauen oder das Werkzeug aus dem Flyer ist im Webshop nicht auffindbar, weil es dort anders heißt.

MvdS: Wo liegen denn deiner Meinung nach die größten Herausforderungen bei der Herstellung von Konsistenz in der Übersetzung?

EMT: Die Herausforderung ist eigentlich schon der konsistente Ausgangstext. Das ausgangssprachliche Dokument ist nicht nur dafür da, übersetzt zu werden – es arbeitet ja auch jemand damit. Jemand, der die Maschine mit der deutschen Anleitung in Betrieb nimmt, muss genauso wie jemand, der mit der Übersetzung arbeitet, konsistente Zuordnungen von Bezeichnungen und zum Beispiel Maschinenteilen haben.

MvdS: Gut beschrieben. Ich würde gern nochmal bei den Styleguides einhaken und der Hoffnung, dass das, was quellsprachlich standardisiert ist, auch zielsprachlich standardisiert ist. Und da fallen mir sofort, aus quellsprachlich anderer Richtung gedacht, Handlungsaufforderungen ein, die im Englischen immer mit einem Imperativ wie „push this button“ und im Deutschen deskriptiv mit „den Knopf drücken“ oder imperativ „drücken Sie den Knopf“ übersetzt werden könnten. Wie kann hier gewährleistet werden, dass das immer konsistent übersetzt wird, wenn kein Styleguide dabei ist?

EMT: Also, wir bekommen fast nie einen. Das ist die absolute Ausnahme. Das heißt, die Übersetzer:innen sind dann wirklich in der Verantwortung. Deshalb arbeiten wir auch mit Stammübersetzer:innen, die das Unternehmen und die Zusammenhänge kennen. Sie müssen aber trotzdem viel im Translation Memory und im Referenzmaterial recherchieren. Mit Styleguide ist es deutlich leichter.

MvdS: Und es ist auf jeden Fall besser, im Vorfeld dafür zu sorgen, dass die Informationen konsistent sind, als hinterher zu schauen, warum etwas nicht gepasst hat. Auch um Kosten für eine Überarbeitung zu vermeiden.

EMT: Genau. Das klappt auch reibungslos, wenn man beispielsweise eine ganz neue Anlage und eine neu erstellte, 400 Seiten lange Beschreibung hat. Dann ist es sehr wahrscheinlich, dass die Übersetzer:innen dies konsistent übersetzen, denn sie wechseln ja nicht mittendrin einfach den Stil oder die Terminologie.

Herausfordernd wird es, wenn das Ausgangsmaterial aus unterschiedlichen Zeiten stammt und nur noch Teile übersetzt werden – und wenn alles auch über mehrere Projekte hinweg konsistent sein muss.

Ein wichtiger Punkt ist dabei auch die optimale Kommunikation zwischen Auftraggeber:in und Übersetzungsdienstleister, damit aus sprachlich standardisierter Quellinformation sprachlich standardisierte Zielinformation wird. Zum Beispiel durch Vorgaben und Spezifikationen beim Briefing, durch Rückfragen und Feedback.

Machen eure Kund:innen sich bei der Texterstellung Gedanken darüber, welche Vorgaben sie im Hinblick auf Konsistenz an Übersetzungen richten, wie sie mit Rückfragen umgehen und wie sie Übersetzung ggf. überprüfen und Feedback zu Konsistenz geben können?

MvdS: In unseren Standardisierungsprojekten findet das Thema tatsächlich nicht so stark statt. Es ist aber natürlich Teil unserer Expertise als Beratungshaus – und Teil der Beratungsthemen mit unseren Kund:innen, zum Beispiel bei der Prozessanalyse und -optimierung.

EMT: An ISO 17100 wird ja oft kritisiert, dass sie im Prinzip nur die Dienstleister in die Pflicht nimmt, was die Erbringung von Übersetzungsdienstleistungen angeht – und kaum bis gar nicht die Kund:innen, wenn sie zum Beispiel Fragen nicht beantworten oder keine Referenzmaterialien mitliefern. Dann kann man wirklich nur nach bestem Wissen und Gewissen arbeiten.

Deshalb gibt es jetzt auch das noch nicht veröffentlichte Normenprojekt ISO 11669 für Übersetzungsprojekte, das sich an Auftraggeber:innen richtet. Darin stehen viele Anhaltspunkte für die Planung von Übersetzungsprojekten: welche Anforderungen man hat, welche Risiken es gibt und wie man daraus Spezifikationen für die Übersetzer:innen ableiten kann. Also viele detaillierte Antworten auf die Frage: Welche Informationen muss ich an den Übersetzungsdienstleister geben, damit meine Übersetzungen nicht weniger effizient sind als die Ausgangsdokumente, in die ich so viel Arbeit stecke?

MvdS: Dann reiht diese Norm sich ja gut ein. Und die Norm für übersetzungsgerechtes Schreiben ist die Schnittstelle, das „missing link“, das die standardisierte Quellinformation bestmöglich mit der standardisierten Zielinformation verbindet. Hier kommen die beiden Seiten unserer Welt von Ausgangs- und Zielsprache wunderbar zusammen.

EMT: Es ist auch wirklich so beabsichtigt, dass die technischen Redakteur:innen mit der Dokunorm die Doku erstellen, diese ergänzend mit der Norm für übersetzungsgerechtes Schreiben optimieren und mit der 11669 die Anforderungen an die Übersetzung identifizieren – und wir sie dann, sobald sie in die Übersetzung geht, nach der 17100 oder der 18587 bearbeiten.

MvdS: Nochmal zum Styleguide, weil ich den nach unserem Gespräch noch wichtiger finde als zuvor und die Redaktionsleitfäden ja auch mein Dauerthema sind: Wenn du dir einen Styleguide wünschen dürftest, Eva, wie sähe der aus? Welchen Umfang hätte er und welche Dinge würden darin auf jeden Fall stehen?

EMT: Er wäre auf jeden Fall kurz und sollte nichts verkünsteln. Du sagst ja selbst, dass es schon für die Redakteur:innen schwierig ist, sich alle Regeln zu merken. Und Übersetzer:innen arbeiten ja nicht nur für ein Unternehmen, sondern oft für mehrere Kund:innen in der Woche. Wenn sie also für einen aktuellen Auftrag den aktuellen Styleguide eines Unternehmens hervorholen, sollten sie nicht jedes Mal 20 Seiten lesen müssen.

Zudem wäre mein Wunsch, dass darin nur Dinge vorkommen, die wirklich wichtig für die Konsistenz oder für bestimmte Schreibweisen sind, also Dinge, die Missverständnisse oder Risiken in der Anwendung verhindern. Und natürlich alles, was dem Unternehmen wichtig ist, also Corporate-Richtlinien zu Produktnamen zum Beispiel.

MvdS: Ist notiert. (lacht)

EMT: Wunderbar. Nun abschließend noch meine Gegenfrage: Wenn du im Startbildschirm aller Redaktionssysteme eine Nachricht aufpoppen lassen könntest, die Redakteur:innen jedes Mal angezeigt wird, welche wäre das?

MvdS: Es wären zwei verschiedene. Meldung 1 wäre „Schultern runter!“, weil die meisten von uns Wissensarbeiter:innen am Schreibtisch sehr verkrampft sitzen. Meldung 2, die inhaltliche, wäre wahrscheinlich sowas wie „Denk selbst!“. Normen, Styleguides, Redaktionsleitfäden sind sehr wichtige Werkzeuge, aber sie ersetzen das eigene Denken nicht vollständig. Und es kommt darauf an, sie richtig anwenden zu können.

„Normen und Richtlinien ersetzen nicht das eigene Denken. Es kommt auch darauf an, sie richtig anwenden zu können.“

EMT: Das finde ich super, zumal die Normen ja auch so aufgebaut sind, dass man sich wirklich Gedanken machen muss, wie man sie bei sich überhaupt umsetzen möchte und kann.

MvdS: Deshalb bleiben die beteiligten Menschen, die wissen, wie es geht und worum es geht, auch der wichtigste Faktor in der Erstellung, der Übersetzung und im Projektmanagement.

EMT: Ein toller Schlusssatz, Mareike. Herzlichen Dank. Auch für das tolle Gespräch.